Do no harm

„Do no harm“ ist ein wichtiger Grundsatz für Stiftungen – sie wollen ja helfen und keinen Schaden anrichten. 

• Bezogen auf den Antragsprozess bedeutet das, dass sich Stiftungen bemühen sollten, (potenziellen) Antragstellenden nicht mehr Arbeit als nötig zu machen, denn jede Stunde, die jemand aus einer gemeinnützigen Organisation umsonst in einen Antrag investiert, ist eine Stunde, die für das Gemeinwohl verloren ist. Also: Sind die Förderkriterien so klar formuliert, dass Antragstellende die Erfolgschancen realistisch abschätzen können? Steht der Aufwand einer Bewerbung in einem vernünftigen Verhältnis zu der Fördersumme? Sind alle Informationen, die abgefragt werden, wirklich nötig, um eine belastbare Entscheidung treffen zu können?
• Wecken Sie keine falschen Hoffnungen. Wenn Ihre Stiftung einen Antrag – aus welchen Gründen auch immer – nicht fördern möchte, dann sagen sie zeitnah und verbindlich ab. Nichts ist schlimmer, als Antragstellende hinzuhalten oder mit immer neuen Nachfragen zu zwingen, noch mehr Arbeit in einen Antrag zu investieren. Es ist schlicht unfair, auf diese Weise Hoffnungen zu schüren und Ressourcen zu binden, statt klar und deutlich „Nein“ zu sagen. 
• Förderstiftungen sollten sich zudem immer wieder fragen: Wie sehr stützen wir externe Abhängigkeiten und behindern vielleicht die Hilfe zur Selbsthilfe? Entlassen wir an manchen Stellen Behörden aus der Verantwortung? Hebeln wir womöglich nachbarschaftliche Hilfsstrukturen aus? Auch hier gilt: Antworten entwickeln sich im Dialog.

Vor dem Antrag: Im Dialog mehr Wirkung erzielen

Oft setzen sich bei Förderausschreibungen vor allem Organisationen durch, die bereits „Antragsprofis“ sind. Kleine und noch unerfahrene Engagierte benötigen das Geld von Stiftungen aber oft viel dringender. Stiftungen, die vor allem kleine, lokale Initiativen erreichen wollen, sollten ihren Antragsprozess so niederschwellig wie möglich gestalten. Im Idealfall beginnt die Beziehung zwischen Förderpartner und Förderstiftung bereits vor dem formalen Antrag. 

• Gespräche und Vorprüfungen sind für beide Seiten hilfreich. Einige Stiftungen machen ein telefonisches Vorgespräch sogar zur Bedingung für einen Förderantrag. Geht die Stiftung aktiv in den Dialog mit Non-Profit-Organisationen (NPOs), lernt sie aktive Engagierte persönlich kennen, schafft Empathie und bekommt Hinweise zu aktuellen Bedarfen. Zugleich kann sie selbst Informationen zu ihren Stiftungszielen geben und die Projektplanung des Förderpartners aktiv unterstützen. 
• Ein solches Vorgehen erfordert Ressourcen in der Förderstiftung – davon ist Zeit sicherlich die wichtigste. Wenn dieses Investment seitens der Stiftung allerdings dazu führt, dass die Stiftung bessere Anträge erhält, dann lohnt sich die Investition. 
• Viele Stiftungen bitten Antragstellende auch darum, eine kurze Projektskizze einzureichen, bevor sie einen vollständigen Antrag stellen. Gerade bei Stiftungen, die viele Anträge erhalten, erspart dieses zweistufige Vorgehen allen Seiten viel Aufwand und ermöglicht es, zeitnahe Rückmeldungen zu geben. Die Projektskizzen sind ein guter und niederschwelliger Einstieg in eine intensivere Diskussion zwischen der Stiftung und den (angehenden) Förderpartnern.

Recherche und Ausschreibung gut planen 

Es gibt zahllose Wege, wie Stiftungen die passenden Förderpartner finden können – von diskreten Recherchen bis hin zu aufwendigen öffentlichen Ausschreibungen. Laut einer Umfrage des Stiftungspanels aus dem Jahr 2024 suchen und finden überhaupt nur 37% aller Stiftungen in Deutschland ihre Förderpartner über ein formales Antragsverfahren oder über öffentliche Ausschreibungen und Förderwettbewerbe (14%). Der bei weitem überwiegende Teil der Förderungen kommt über persönliche Kontakte und informelle Kanäle zustande. Gerade kleinere Stiftungen, die nicht so stark in der Öffentlichkeit stehen, finden ihre Partner vor allem über Netzwerke, direkte Ansprache oder Empfehlungen. 

Mit der passenden Suchstrategie können Stiftungen nicht nur die Anzahl, sondern auch die Qualität der Anträge steuern. Es lohnt sich daher, sich intensiv mit der Frage zu beschäftigen, auf welchem Weg potenzielle Förderpartner angesprochen werden. 

Grundsätzlich gilt: Das Verhältnis von eingereichten Förderanträgen zu bewilligten Förderungen sollte etwa bei 3 zu 1 liegen. Weniger Anträge schränken die Auswahl der Stiftung zu sehr ein, deutlich mehr Anträge machen der Stiftung und vor allem den abgelehnten Antragsteller*innen unnötige Arbeit. 

• Inhaltlich und zeitlich definierte Förderausschreibungen sind sinnvoll, um transparent zu agieren und über „die eigene Bubble“ hinaus Partner zu finden. Eine offene Ausschreibung eignet sich besonders gut, wenn eine Stiftung ein neues Tätigkeitsfeld besetzen will und sich einen Überblick über die Akteure und Probleme im Feld verschaffen will.  
• Gerade wenn die Stiftung relativ konkrete Vorstellungen hat, kann sie auf eine öffentliche Ausschreibung verzichten und stattdessen selbst potenzielle Förderpartner recherchieren und direkt ansprechen. Das spart Aufwand und führt direkt zum Ziel.
• Eine weitere kreative Idee ist eine Art „Beauty-Contest“, bei dem sich ausgewählte Organisationen im Pitch um eine Förderung bewerben – persönlich oder per Video.
• Grundsätzlich ist es immer lohnenswert, auf den Prüfungen und Förderempfehlungen anderer Stiftungen aufzubauen. Das spart allen Beteiligten viel Zeit und Arbeit.
• Für kleinere Förderstiftungen kann es eine Option sein, sich bestehenden Förder-Allianzen anzuschließen oder als Co-Förderer anderen Förderpartnerschaften beizutreten. 

Den eigenen Antragsprozess hinterfragen 

• Ist der eigene Antrag für den Projektträger sinnvoll und verständlich? Wer das eigene Antragsformular einmal selbst ausfüllt, findet dazu sicher bereits einige Antworten. Ziel ist, herauszufinden, was wirklich wichtig ist, damit die Stiftung eine gute Entscheidung treffen kann. Möglichst niedrigschwellige Anträge helfen, niemanden auszuschließen (z. B. in Bezug auf Sprachkenntnisse). 
• Um die eigenen Prozesse zu hinterfragen und Feedback für die nächste Ausschreibung einzuholen, lässt sich etwa ein Workshop mit bisher Geförderten organisieren. Auch eine Online-Umfrage ist schnell erstellt und gibt geförderten Organisationen die Möglichkeit, anonym Rückmeldungen zum Antragsprozess und zur Zusammenarbeit mit der Stiftung zu geben.  
• Fazit: Zuhören ist wichtig. Stiftungen können das Wissen und die Erfahrungen ihrer Förderpartner für sich nutzbar machen, indem sie die Organisationen aktiv in die Weiterentwicklung ihrer Förderstrategie und ihrer Antragsprozesse einbinden.

KI mitdenken 

Immer mehr NGOs setzen generative KI ein, um Ideen für Projekte zu generieren und Förderanträge zu verfassen. Es ist absehbar, dass bald die überwiegende Zahl der Anträge, die Stiftungen erhalten, von der KI geschrieben oder zumindest optimiert sein werden. Das führt zu einer paradoxen Situation: Denn desto besser die einzelnen Anträge werden und je perfekter sie auf die jeweilige Stiftung zugeschnitten sind, je mehr werden Anträge an Aussagekraft verlieren, weil sie austauschbar werden. 

• Der Förderantrag wird daher als Indikator, an dem Stiftungen die Qualität eines Projektes beurteilen, in Zukunft zunehmend ausfallen. Umso wichtiger werden andere „proxies“ für Qualität und Vertrauen: persönliche Gespräche, Empfehlungen aus dem Netzwerk, klare Wirkungsindikatoren. 
• Gerade Stiftungen, die viele Anträge erhalten, werden über kurz oder lang dazu übergehen, selbst KI bei der Beurteilung einzusetzen, zum Beispiel eine erste formale Vorprüfung vorzunehmen oder um zusätzliche Informationen über den Antragsteller und das Projekt zu generieren. Die letzte Entscheidung sollte jedoch immer bei den Menschen bleiben. 

„nein” sagen 

Grundsätzlich sollte jede Organisation, die einen Förderantrag einreicht, eine zeitnahe und verbindliche Rückmeldung erhalten. Das schafft nicht nur Klarheit auf der Seite der Antragstellenden, sondern stärkt auch das Image des Stiftungssektors. 

• Es spricht dabei nichts dagegen, Standardanträge, die vielleicht sogar noch nicht einmal zu den Förderzwecken der Stiftung passen, mit einer freundlichen Standardantwort abzusagen. 
• Bei Anträgen, die grundsätzlich in das Profil der Stiftung passen, aber aus anderen Gründen nicht gefördert werden können, muss die Stiftung abwägen: Natürlich kann es sehr hilfreich für die Antragstellenden sein, wenn sie Hinweise erhalten, wie das Projekt und/ oder der Antrag verbessert werden könnten. Wenn eine Stiftung allerdings viele Anträge erhält, kann das erhebliche Ressourcen beanspruchen. Außerdem werden solche Tipps mitunter als übergriffig empfunden (sofern mit einer Überarbeitung des Antrages nicht die Chance verbunden ist, das Projekt nochmal einzureichen). 
• Falls die Stiftung einen Antrag vorliegen hat, den sie inhaltlich sehr überzeugend findet, aber nicht selbst fördern kann, kann es sich in Einzelfällen durchaus anbieten, aktiv (aber eben nicht finanziell) zu helfen: zum Beispiel mit Verbesserungshinweisen zum Projekt oder zum Antrag, mit Hinweisen auf andere Stiftungen, für die der Antrag interessant sein könnte, oder vielleicht sogar, indem die Stiftung selbst andere Stiftungen aus ihrem Netzwerk anspricht und einen Kontakt vermittelt. 

Sie kennen noch weitere Beispiele dafür, wie Stiftungen den Antragsprozess fair gestalten? Dann lassen Sie es uns gerne wissen, damit wir die Sammlung weiter ergänzen können: hallo@weniger-ist-mehr.org.

Antragsstellung im Dialog

• Die Niedersächsische Lotto-Sport-Stiftung bittet ausdrücklich um eine Kontaktaufnahme, bevor ein Antrag gestellt wird: „Bitte lassen Sie sich vor der Antragstellung durch die Mitarbeiter:innen unserer Geschäftsstelle beraten. Eine Antragstellung kann nur nach einer persönlichen Beratung erfolgen.“ Mit dem Chatbot „Frag NieLSS“ bietet die Stiftung zudem einen digitalen Förderberater an, der Antragsteller durch den Prozess begleitet. Außerdem hat die Stiftung ein kurzes Video produziert, das den Ablauf und die Kriterien der Antragstellung erläutert. 
• Die Stiftung Großes Waisenhaus zu Potsdam bietet vor der schriftlichen Antragstellung eine telefonische Beratung an. Projektträger können ihr Vorhaben nach dem Gespräch in einer kurzen E-Mail darstellen, die das Projektteam zunächst diskutiert und vorprüft. 
• Die Braunschweigische Stiftung formuliert die Grundlagen ihrer Projektförderung in einem praktischen Leitfaden und einem FAQ Förderung auf ihrer Website. Konkrete Ansprechpartner:innen sind auf der Website zu finden – manches Problem lässt sich schnell in einem kurzen Telefonat klären.
• Die Hilti Family Foundation Liechtenstein setzt im Rahmen des Antragsprozesses auf ein Kurzformular. Darin können die Antragstellenden ihr Anliegen mit Blick auf die Handlungsfelder der Stiftung in Kürze präsentieren. In einem zweiten Schritt folgt entweder ein persönliches Gespräch oder es können – falls vorhanden – weiterführende Unterlagen eingereicht werden. Zudem versucht die Stiftung, durch die Publikation von unterstützten Projekten auf der Webseite potentiellen Antragstellenden bereits ein Gefühl dafür zu geben, ob ihr Antrag zur Stiftung passt.
• Die NORDMETALL-Stiftung verzichtet auf Anträge und bittet stattdessen um ein Gespräch zur gemeinsamen Zielklärung. Die Bewilligung einer Förderung erfolgt auf Basis eines Kurzkonzeptes von maximal zwei Seiten, ausformuliert wird bei Projekten im Förderbescheid.
• Die Rudolf Augstein Stiftung hat während der Corona-Pandemie im Rahmen ihrer Nothilfe auf schriftliche Anträge verzichtet und stattdessen Gespräche mit potenziellen Förderpartnern geführt. Grundlage waren dabei eigene Recherchen sowie Gespräche mit Kolleg*innen, um proaktiv auf geeignete Organisationen zuzugehen. 
• Wenn immer möglich, versucht die NATUM Foundation aus Liechtenstein vor dem Erhalt eines Antragsschreibens in einem kurzen Telefongespräch mit dem Antragsteller herauszufinden, was die Zielsetzung des Antragstellers ist und ob sich dieses Ziel mit dem Zweck der Stiftung deckt. So kann in wenigen Minuten eruiert werden, ob sich die Einreichung eines Antrags lohnt oder ob beide Parteien die Ressourcen anderweitig zielführender einsetzen können. 
• Im Tanzförderprogramm Next Steps setzet die Crespo Foundation auf Beratung statt Antragshürden („Antrag als Begegnung“). Antragstellende können an digitalen Infoveranstaltungen teilnehmen, individuelle Beratungsgespräche führen und Feedback zu Konzepten und Budgets erhalten. So entstehen passgenaue Anträge im Dialog. Das Verfahren erreicht gezielt auch Künstler:innen, die bislang wenig Erfahrung mit Förderanträgen haben oder im Fördersystem noch nicht sichtbar waren.
• Bei Affirmative gibt es keine Anträge, weil Antragsverfahren vor allem dort Aufwand erzeugen, wo die Ressourcen ohnehin am knappsten sind. Außerdem erfahren wir in Gesprächen meist viel mehr über die Organisation und ihre Aktivitäten, als es in einem schriftlichen Antrag möglich wäre. Zu unseren Förderpartner*innen kommen wir über Empfehlungen aus dem Netzwerk, eigene Recherche und direkte Anfragen. Auf eine Due Diligence verzichten wir deshalb nicht, sie läuft nur anders. Wir schauen besonders auf Ansatz, Wirkung, Team und finanzielle Kennzahlen. In einigen Fällen sprechen wir auch mit bestehenden Förderern. Der Aufwand liegt damit vor allem bei uns, nicht bei den Organisationen.
• Die DRF Stiftung bietet eine offene, transparente Antragskultur mit klaren Förderbedingungen. Interessierte können ihre Projektideen frühzeitig in Erstgesprächen – auch telefonisch – abstimmen. Der strukturierte Förderprozess wird durch fachliche Beratung und enge Begleitung ergänzt, sodass Antragstellende bestmöglich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Vorhaben unterstützt werden.
• Die Homann Stiftung vereinbart immer vorab ein Gespräch mit den potentiellen  Förderpartnern, um den Prozess für beide Seiten schlank zu halten. Oft wird aus dem Gespräch über die Anfrage ein Beratungsgespräch, an dessen Ende die Förderpartner entweder den knappen Förderantrag der Stiftung zum Ausfüllen zugeschickt bekommen oder aber mit einer Beratung in die Weiterentwicklung ihres Projektes gehen. Aber auch eine Absage kann das Ergebnis sein. 
• Im Rahmen von Ausschreibungen bietet die Klaus Tschira Stiftung Telefon- und Online-Sprechstunden an, in denen Interessierte Fragen zur Förderlinie stellen, ihre Projektidee diskutieren und Hinweise zur Antragstellung erhalten können. Auch nach einer Absage besteht die Möglichkeit, individuelles Feedback zum Antrag zu erhalten. Die Stiftung versteht den Auswahlprozess als partnerschaftlichen Austausch und begegnet Antragstellenden während des gesamten Verfahrens auf Augenhöhe.
• Die Stiftung der Deutschen Fernsehlotterie fördert eine Vielzahl von Projekten im Bundesgebiet. Um die Förderungen möglichst zugänglich zu gestalten, bietet die Stiftung Telefonsprechstunden, Webinare, Ausfüllhilfen und Beratungsangebote in verschiedenen Sprachen an. Es besteht zudem die Möglichkeit, eine Einschätzung zum Konzept auf Basis einer Projektskizze zu erhalten. In allen Förderangeboten steht die Stiftung nach Eingang der Bewerbung mit jedem Antragsteller im individuellen Austausch und räumt noch eine Überarbeitungsmöglichkeit ein, damit Anträge nicht an formalen Schwächen scheitern.  Zudem steht den Antragstellern ab Herbst 2026 auch ein KI-Chatbot zur Seite, der gemeinsam mit Förderpartnern der Stiftung entwickelt wurde.  
• Die Heidehof Stiftung bietet monatliche online-Sprechstunden an, in denen sich Antragsteller:innen über die Kriterien und Abläufe der Förderung informieren können. Der nächste Schritt besteht zwingend in einer kurzen Voranfrage (2.000 Zeichen), auf deren Basis die Stiftung einschätzt, ob das Vorhaben grundsätzlich zu den Fördermöglichkeiten der Stiftung passt. Gegebenenfalls gibt das Stiftungsteam Hinweise zu möglichen Schwerpunkten im Antrag oder eine Orientierung zum geplanten Projektvolumen. Erst mit einer positiven Einschätzung der Voranfrage wird der Link zum Vollantrag verschickt.
• Die Stiftung Polytechnische Gesellschaft prüft Projektskizzen vorab, bietet telefonische Beratung an und informiert über Förderchancen. Sie ist transparent bezüglich des Auswahlprozesses (Ablauf, Dauer, Förderrichtlinie); nach Abschluss des Auswahlverfahrens erhalten Antragstellende auf Wunsch ein individuelles Feedback.
• Die Stiftung Fürstl. Kommerzienrat Guido Feger verfolgt einen breiten Zweck und unterstützt sowohl Privatpersonen als auch Organisationen. Auf ihrer Website stehen deshalb zwei unterschiedliche Antragsformulare zur Verfügung. Insbesondere für Privatpersonen ist der Stiftung ein möglichst niederschwelliger Zugang wichtig; das entsprechende Formular beschränkt sich daher auf die wesentlichen Angaben. Bei Unsicherheiten oder Fragen können sich Gesuchstellende gerne telefonisch an die Geschäftsstelle wenden und vorab klären, ob eine Unterstützung grundsätzlich in Frage kommt.

Niedrigschwellige Antragsprozesse  

• Die Ehrenamtsstiftung MV fördert mit dem Programm „Gutes tun in MV“ die Umsetzung ehrenamtlich getragener Vorhaben & Ideen und hat dazu ein sehr schlankes Antragsverfahren entwickelt, das zusätzlich noch in einem kurzen Erklärvideo und einer Handreichung zum Ausfüllen des Antrags erläutert wird. 
• In einem ersten Schritt reichen Antragstellende bei der MONOM Stiftung für Veränderung nur eine kurze Skizze ihres Vorhabens ein, in der die wesentlichen Inhalte sowie die Kosten und Fördersummen beschrieben werden. Nur wenn die Stiftung auf dieser Grundlage eine reelle Chance für den Antrag sieht, reicht die Organisation einen vollständigen Antrag ein.
• Die Crespo Foundation informiert auf ihrer Webseite transparent, ob aktuell Anträge entgegengenommen werden können. Für bestimmte Programme – zum Beispiel Stipendien für Künstler:innen im Rahmen von Residencies – gibt es spezifische Ausschreibungen. Der Erstkontakt mit potenziellen Förderpartnern erfolgt in Form einer kurzen Skizze, danach erfolgt zumeist ein persönliches Gespräch, bevor gemeinsam ein Fördervorschlag erarbeitet wird.
• Die Aage V. Jensen Charity Foundation in Liechtenstein veröffentlicht auf ihrer Webseite eine Liste von Ausschlusskriterien, beschreibt kritische Erfolgsfaktoren für Anträge und definiert die Regionen, in denen Vorhaben gefördert werden
• Die Stiftung Sahel Fazilität vergibt substanzielle und langfristige Förderungen an Projekte in der Sahel Region. Um die Ausschreibungen breit und schlank zugleich anzulegen, hat die Stiftung einen mehrstufigen Prozess etabliert: Bewerber haben zunächst die Möglichkeit, sich in einer Videosprechstunde zu informieren, und reichen dann ein kurzes Konzept von 3 Seiten ein. Auf dieser Grundlage wählt das Stiftungsteam fünf bis sieben Kandidaten aus, mit denen Interviews geführt werden. Erst in einem dritten und letzten Schritt werden dann maximal drei Organisationen eingeladen, einen vollständigen Antrag zu erstellen. 
• Vor einer Antragstellung bittet die Software AG – Stiftung um eine kurze Voranfrage anhand eines zweiseitigen Formulars. So erhalten Antragstellende frühzeitig eine erste Einschätzung von ihrer Förderperspektive und können auf dieser Grundlage entscheiden, ob sie einen vollständigen Antrag einreichen. Dafür genügt ein formloser schriftlicher Antrag, der auch bereits für andere Fördermittelgeber erstellt worden sein kann. Umfang und Format sind frei wählbar; feste Antragsfristen gibt es nicht. Ein Leitfaden erläutert die Anforderungen an die Antragstellung und unterstützt bei der Vorbereitung. Auf ihrer Webseite veranschaulicht die Stiftung darüber hinaus anhand ausgewählter Förderbeispiele, welche Vorhaben zu ihrem Förderprofil passen.
• Das Stifterpaar der Eva Mayr-Stihl Stiftung hat ein Memorandum zum Charakter und Haltung der Stiftung erarbeitet. Dort steht unter anderem: „Die eigene Organisation halten wir schlank und unbürokratisch. Lieber stärken wir unsere Partner als den eigenen Wasserkopf.“ Deshalb hat die Stiftung keine formalen Begutachtungsverfahren mit Beiräten oder ähnlichem, sondern arbeitet hauptsächlich in Förderpartnerschaften mit Organisationen, die sie kennt und langfristig unterstützt. 
• Unter Beteiligung von Partnerorganisationen hat die Robert Bosch Stiftung ihr Antragsformular verschlankt und flexibler gemacht. Weniger Fragen und die Möglichkeit, auf bestehende Dokumente zu verweisen und diese hochzuladen, sollen den Arbeitsaufwand bei den Antragstellenden verringern. Partnerschaftlichkeit ist ein wichtiges Prinzip: Es wird vor allem danach gefragt, was die Antragstellenden brauchen und wie eine Zusammenarbeit mit der Stiftung aussehen könnte. Jeder Antrag wird von persönlichen Gesprächen begleitet.
• Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt fördert mit ihrer Mikroförderung die Anerkennungskultur, Nachwuchsgewinnung und die organisatorische Weiterentwicklung gemeinnütziger Organisationen. Das Programm ist möglichst niedrigschwellig gestaltet: Die Antragstellung ist das ganze Jahr über möglich, alle zwei Monate gibt es ein Info-Webinar zum Programm und für den vollständig digitalen Antrag braucht es nur drei Textfelder à 100 Zeichen. 
• Die Vector Stiftung unterscheidet zwischen zwei Förderarten: Spenden für kleinere Vorhaben und Förderungen für größere, oft mehrjährige Projekte. Bei Spenden genügt eine Anfrage über das Antragsportal oder per E-Mail. Nach inhaltlicher und formaler Prüfung wird ein Beschluss des Vorstands eingeholt und zeitnah die Förderzusage verschickt. Die Auszahlung erfolgt automatisch zum nächsten Zahlungstermin. Bei größeren Projekten werden Antragstellende nach einer positiven Erstbewertung zur Einreichung eines ausführlichen Förderantrags oder zu einem kurzen Pitch eingeladen. Die Projektmanagerinnen sind dabei im engen Austausch mit den Förderpartnern. Nach einem positiven Beschluss erhalten die Förderpartner eine Förderzusage, welche Regelungen zu Berichten und Öffentlichkeitsarbeit beinhaltet. Beide Förderprozesse sind weitgehend digital organisiert, wodurch Prozesse beschleunigt und Papier eingespart wird.
• Das William Stern Programm der Karg-Stiftung ist ein Forschungsförderprogramm für Nachwuchswissenschaftler:innen im Bereich der angewandten Begabungsforschung. Im Zuge der jährlichen Ausschreibung  werden gezielt Multiplikator:innen in der Förderzielgruppe angesprochen, die Kandidat:innen zur Antragstellung ermutigen. Dadurch steigen Passung und Qualität der eingehenden Anträge. Die Antragstellung erfolgt in einem zweistufigen Verfahren: Zunächst wird ein kurzer, niedrigschwelliger Vorantrag gestellt; bei positiver Rückmeldung folgt ein darauf aufbauender und ergänzender Vollantrag. Maximal sechs Kandidat:innen werden zum Vollantrag eingeladen, von denen in der Regel zwei auch tatsächlich gefördert werden. Der planbare und transparente Prozess senkt den Aufwand für alle Beteiligten und verkürzt die Phase der Unsicherheit nach der Antragstellung.
• Die Niedersächsische Bingo-Umweltstiftung macht es besonders kleinen Projekten leicht: Wer mit einem einfachen Konzept und kurzer Laufzeit bis zu 5.000 Euro benötigt, kann schnell und unkompliziert einen Antrag stellen – ganz ohne Eigenanteil. Die Geschäftsstelle entscheidet laufend, innerhalb weniger Wochen. Nötig ist lediglich eine rechtzeitige Einreichung sowie am Ende ein einfacher Verwendungsnachweis. So gelingt gerade der erste Antrag unkompliziert. 

Flexible Projektplanung

• Mit dem Förderangebot „Soziale Innovationen - Modul Verstetigung“ unterstützt die Stiftung der Deutschen Fernsehlotterie gemeinnützige Organisationen dabei, erprobte soziale Projekte dauerhaft stabil aufzustellen. Da sich diese Förderungen dynamisch entwickeln, wird für den Antrag wird nur eine Detailplanung für das erste Projektjahr verlangt. Für die folgenden Jahre ist nur eine grobe Rahmenplanung nötig, die in regelmäßigen Meilensteingesprächen konkretisiert wird.
• Die Arcanum Stiftung vergibt Förderungen mit einer rollierenden Planung. Die Förderung wird auf mehrere Jahre zugesagt, aber die konkrete Planung wird jeweils zu Jahresbeginn gemeinsam vereinbart, so dass der ursprüngliche Antrag sehr schlank sein kann. 
• Bei PHINEO werden Ziele und Wirkungsannahmen gemeinsam mit den Förderpartner*innen entwickelt. Sie dienen als Orientierung, nicht als starre Vorgaben. Anpassungen im Förderverlauf sind ausdrücklich möglich und werden im Dialog reflektiert. So schaffen wir Flexibilität, ohne die strategische Ausrichtung aus dem Blick zu verlieren.

Synergien nutzen

• Die Kinnings Foundation lädt Vertreter:innen befreundeter Stiftungen zu ihrem Pitch Day ein. An diesem Tag stellen sich mehrere Organisationen oder Projekte vor, die nach einem umfangreichen Auswahlprozess als Kandidat:innen für eine Förderung in Frage kommen. Durch die Gäste aus anderen Stiftungen wird das Gespräch um interessante Perspektiven ergänzt, die der Kinnings Foundation bei ihrer Entscheidung helfen. Die eingeladenen Stiftungen profitieren von den Vorarbeiten des Kinnings-Teams und haben die Möglichkeit, sich an der Förderung vielversprechender Organisationen zu beteiligen. Für die Organisationen erschließt sich ohne zusätzlichen Aufwand ein größerer Kreis möglicher Förderer.
• Die The Light Foundation fordert Antragstellende oft dazu auf, Anträge einzureichen, die sie bereits mit viel Aufwand für andere Förderer entwickelt haben. Auf dieser Grundlage steigt die Stiftung in die weiteren Gespräche ein.
• Die Stiftung Polytechnische Gesellschaft hat gemeinsam mit WE AID den „Frankfurter Miteinanderfonds“ ins Leben gerufen. Einzelpersonen, informelle Initiativen und gemeinnützige Organisationen können unkompliziert und unbürokratisch bis zu 500 Euro für kleine Projekte und Aktionen erhalten, die das nachbarschaftliche Miteinander und das Gemeinschaftsgefühl stärken. WE AID sorgt dabei als Fiscal Host für den rechtlich sicheren Rahmen, der es möglich macht, auch Initiativen zu fördern, die sich (noch) nicht als Verein oder gGmbH organisiert und die Gemeinnützigkeit beantragt haben.
• Die Software AG – Stiftung hat im Jahr 2016 den „Fonds auf Augenhöhe“ initiiert, um Menschen mit und ohne Flucht- oder Migrationshintergrund in Kontakt zu bringen. Um eine möglichst breite und bundesweite Reichweite zu erzielen, arbeitet der Fonds mit dem Bündnis der Bürgerstiftungen Deutschlands und den Houses of Ressources zusammen. Die zentrale Fondsverwaltung durch die GLS Treuhand und das Vertrauen in die Empfehlungen der Partner vor Ort ermöglichen eine schlanke und unbürokratische Förderung ohne strenge Fristen oder komplexe Antragsverfahren.

Gemeinschaftliche Ausschreibungen und gemeinsame Fördertöpfe

Wenn verschiedene Stiftungen im gleichen Tätigkeitsfeld tätig sind, bietet es sich an, die Prozesse zusammenzulegen und eine gemeinsame Ausschreibung zu lancieren. Das erspart den Stiftungen viel Doppelarbeit und erlaubt es den Projektträgern, mit einem einzigen Antrag gleich mehrere Stiftungen zu erreichen. 

• Ein Beispiel ist der Fonds Hamburger Spielräume, in dem sich 17 Stiftungen zusammengeschlossen haben, um Projekte der Offenen Kinder- und Jugendarbeit in Hamburg zu fördern, die Begegnungen schaffen und im Alltag stärken. Alle Stiftungen zahlen in einen gemeinsamen Förderfonds ein, der durch die BürgerStiftung Hamburg koordiniert wird. Das Antragsverfahren, die Mittelbewilligung sowie die Nachweise sind bewusst niedrigschwellig gestaltet. Zwischen 2020 und 2025 wurden durch den Fonds über 1.000 Projekte mit einem Gesamtvolumen von 2,4 Mio. Euro gefördert. 
• Gewaltbetroffene Frauen mit prekärem Aufenthaltsstatus gehören zu den verletzlichsten, aber auch am schwersten zu erreichenden Zielgruppen. Um diesen Frauen schnell und unbürokratisch zu helfen, haben die Rudolf Augstein Stiftung, die Klaus und Lore Rating Stiftung sowie die Kurt und Maria Dohle Stiftung den Fonds“Zugang für alle” aufgelegt, der weiteren Förderern offensteht. Der Fonds wird durch die Zentrale Informationsstelle Autonomer Frauenhäuser verwaltet, die über die Förderungen entscheidet.
• Das Entwicklungsvorhaben NORD ist eine gemeinsame Initiative, in der sich die Stadt Dortmund, das Unternehmen Dr. Ausbüttel und die Walter Blüchert Stiftung zusammengefunden haben, um niederschwellige Problemlösungen für Herausforderungen von Kindern und Jugendlichen im Dortmunder Norden zu entwickeln. Das Besondere daran: Die Kinder und Jugendlichen sind aktiv in die Entwicklung und Erprobung einbezogen. Mehrere weitere Stiftungen haben sich dem Vorhaben bereits angeschlossen und unterstützen es mit zusätzlichen Mitteln.
• Der Media Forward Fund bündelt Fördermittel für den Journalismus in Deutschland, Österreich und Schweiz. Hinter dem Fonds steht ein breites Bündnis von Stiftungen aus den drei Ländern, sich sich gemeinschaftlich für die die Entwicklung von neuen Geschäftsmodellen in gemeinwohlorientierten Medien einsetzen. Wer die Förderungen bekommt, entscheidet eine von den Geldgebern unabhängige Jury.
• Zukunftswege Ost ist eine Gemeinschaftsinitiative mehrerer Stiftungen, die mehr Mittel für demokratische Projekte in Ostdeutschland mobilisieren und bündeln möchten. Der Fonds steht Stiftungen, Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen offen, die gemeinsam Verantwortung für den gesellschaftlichen Zusammenhalt in Ostdeutschland übernehmen wollen.

 Innovative Auswahlverfahren 

• Im Rahmen einer Ausschreibung gegen Wohnungslosigkeit hat die Vector Stiftung elf Projekte zur Förderung ausgewählt. Dabei wurden sowohl kleinere als auch größere Vorhaben berücksichtigt. Für die größeren Projekte wurde ein Pitch-Format eingesetzt, bei dem die Antragstellenden ihre Ideen persönlich vor einer Jury vorstellen konnten. So kann die Stiftung offene Fragen direkt klären und die Menschen hinter den Projekten kennenlernen. Die Jury setzte sich aus Personen mit unterschiedlichen fachlichen Perspektiven zusammen. Das persönliche Kennenlernen erwies sich als wertvolle Ergänzung zu den schriftlichen Kurzanträgen. Zugleich entstanden wichtige Diskussionen zu Themen wie Innovation, Strukturförderung, Kooperationen und der Rolle privater Stiftungen bei gesellschaftlichen Herausforderungen.
• Die Klaus Tschira Stiftung verfolgt einen schlanken, transparenten und partnerschaftlichen Antragsprozess. Interessierte gemeinnützige Organisationen reichen zunächst einen digitalen Kurzantrag ein. Nach einer positiven ersten Bewertung folgt ein Online-Pitch. Dadurch investieren Antragstellende nur dann zusätzlichen Aufwand, wenn ihr Vorhaben grundsätzlich zum Förderprofil passt.
• Bei dem Förderprogramm Freiraum der Stiftung Innovation in der Hochschullehre gibt es ein zweistufiges Antragsverfahren, um den Aufwand auf allen Seiten kalkulierbar und verhältnismäßig zu halten: Zunächst kann jede antragsberechtigte Person eine kurze, die Projektidee umfassende Interessensbekundung einreichen (1.500 Zeichen). Aus allen Einreichungen werden 500 Personen ausgelost, die im nächsten Schritt einen Vollantrag stellen können. Das Ergebnis ist eine Förderquote von ca. 30%.
• In der Förderlinie „Experiment!“ der VolkswagenStiftung werden nicht nur Projekte von einer unabhängigen Jury ausgewählt, sondern zusätzlich weitere Vorhaben aus den zum Programmziel passenden förderbaren Anträgen ausgelost. (Teil-randomisiertes Verfahren – Lotterie und Peer Review).

Erleichterte Nachweise 

• Um es Privatpersonen, Unternehmen oder Stiftungern leichter zu machen, Förderungen an ausländische Empfänger zu vergeben, tritt die Maecenata Stiftung als  Partnerin im Netzwerk GIVING EUROPE als regranter auf. Sie führt ein formalisiertes Akkreditierungsverfahren (due diligence) durch, um sicherzustellen, dass die Empfänger nach deutschen Maßstäben gemeinnützig sind, so dass die Stiftungen der erhöhten Nachweispflicht gerecht werden können. Geldgeber über 15.000 Euro durchlaufen eine donor due diligence, um gesetzeswidrige Mittelherkunft auszuschließen. Die Spender erhalten deutsche Spendenquittungen.
• Die Vector Stiftung nutzt das Zuwendungsempfängerregister(ZER) als Nachweis der Gemeinnützigkeit von Antragstellenden. Insbesondere bei Schulen und Fördervereinen zeigt sich der Vorteil dieses Verfahrens: Viele Antragstellende kennen den Begriff „Freistellungsbescheid“ nicht oder können das Dokument nicht kurzfristig bereitstellen. Durch die Prüfung des Eintrags im ZER lässt sich schnell und unkompliziert feststellen, ob ein Verein als gemeinnützig anerkannt ist. Dies erleichtert den Antragsprozess für die Antragstellenden und reduziert den Verwaltungsaufwand innerhalb der Stiftung, da fehlende Nachweise nicht nachgefordert werden müssen. Zur Dokumentation wird ein Screenshot des ZER-Eintrags mit dem Datum des Abrufs gespeichert.

Immer mehr Stiftungen gehen dazu über, Vertreter und Vertreterinnen der geförderten Organisationen oder auch der Zielgruppen in die Entscheidungen über die Mittelvergabe einzubeziehen. Es gibt dazu unterschiedliche Modelle, die alle demselben Ziel dienen, nämlich die  Qualität, Wirksamkeit, Legitimität und Fairness der Mittelvergabe zu erhöhen. Die Partizipation verwandelt Stiftungen von reinen Geldgebern zu lernenden, partnerschaftlichen Akteuren gesellschaftlichen Wandels.

• Die BürgerStiftung Hamburg verfügt über ein Gremium Jugendlicher, die über Projekte beschließen. Die Mitglieder des Jugendumweltrats entscheiden selbstbestimmt über die Förderung von Klima- und Umweltschutz-Projekten, die von jungen Menschen in Hamburg initiiert und durchgeführt werden. Dafür stellt ihnen die Stiftung ein eigenes Förderbudget bereit.
• Ähnlich agieren die Heinrich-Dammann-Stiftung (Jugendcrew), der Kinderbeirat von Children for a better World, der Mädchenbeirat der HiL-Foundation und der Jugendrat der Kreuzberger Kinderstiftung. Durch die Einbeziehung von Menschen, die selbst aus der Zielgruppe der Förderung stammen, wird die Entscheidung nicht nur fairer, sondern auch besser.
• Die Zielgruppen vieler Stiftungen sind oft mehrere Generationen von den Entscheidungsgremien entfernt. Die Oldenburger EWE Stiftung hat deshalb 2024 den „Zukunftsbeirat“ gegründet: Sieben junge Mitarbeiter*innen aus dem Stifterunternehmen, der EWE AG, geben Förderempfehlungen aus ihrer Sicht und bekommen umgekehrt ein Feedback vom Vorstandsteam. Seit 2025 haben sie ein eigenes Budget zur freien Verfügung entlang der Satzungszwecke.
• Bei filia.die frauenstiftung gibt es neben einem Mädchenbeirat auch einen Beirat migrantischer und geflüchteter Aktivistinnen. Er besteht aus zehn Frauen mit Migrationshintergrund, die filia bei der Entscheidung über die Fördermittel und bei der weiteren Entwicklung des Programms beraten.
• Bei FundAction entscheiden Aktivist*innen selbst. Erklärtes Ziel ist, mit der Entscheidung über die Finanzierung auch Macht zu verlagern, die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu stärken und dadurch Kapazitäten aufzubauen.   
• Beim Kultur Komitee Winterthur entscheidet ein ehrenamtliches Vergabegremium, dessen Mitglieder zufällig aus der Winterthurer Bevölkerung ausgelost wurden, über Anträge von Kulturschaffenden. Die Stiftung für Kunst, Kultur und Geschichte stellt für jede Durchführung des Kultur Komitees CHF 500‘000 CHF zur Verfügung.
• Beim Flow Fund der Kinnings Foundation und der Schöpflin Stiftung für Ostdeutschland dürfen die Fellows der Kinnings Academy jeweils Fördermittel in Höhe von 25.000 Euro eigenständig vergeben. Die Fellows entscheiden selbst, ob sie alle Mittel an eine Organisation vergeben oder auf maximal fünf Organisationen aufteilen. Sie werden mit Schulungen unterstützt und tauschen sich vor ihren Entscheidungen untereinander aus. Eine Partnerorganisation übernimmt als Fiscal Host die Weiterleitung von Mitteln auch an Empfänger, die als engagierte Privatperson oder nicht gemeinnützige Initiative gefördert werden sollen. Die Fellows erhalten für ihren Aufwand ein angemessenes Honorar.
• Die Jugend-Jury JUGENDSTIL* der Stiftung Bürger für Bürger in Halle an der Saale entscheidet über die Vergabe der Mittel aus dem Ideenfonds der Stiftung. Aus dem Fonds werden Ideen und Projekte junger, (post-) migrantischer Menschen, die in Ostdeutschland etwas bewegen möchten, mit bis zu 2.000 Euro gefördert. Die Mitglieder der Jury treffen sich einmal im Monat, um die Bewerbungen durchzugehen.
• Die Förderplattform Catapult fördert Projekte junger Leute in Basel. Die Förderentscheidungen werden in einem partizipativen Prozess getroffen. Dabei werden auch ganze Schulklassen in Entscheidungen einbezogen.
• Die Stiftung Ávore vergibt Stipendien an freischaffende Künstler:innen. Die Entscheidung wird durch eine Kommission getroffen, die mehrheitlich aus ehemaligen Stipendiatinnen besteht.
• Bei der Bundesliga Stiftung gibt es den Next Gen Jugendbeirat mit 13 Mitgliedern, der der Stiftung beratend zur Seite steht und die Perspektive der Kinder und Jugendlichen in die Stiftungsarbeit einbringt, bei Projektbesuchen mit einbezogen wird und an der Strategieentwicklung mitwirkt.Bei der Ausschreibung „Bewegung. Begegnung. Zukunft.“ wählten zwei Mitglieder des Jugendbeirats der Bundesliga Stiftung als Teil der sechsköpfigen Jury 26 Projekte aus 575 Bewerbungen aus. So floss die Perspektive der Zielgruppe gleichberechtigt zu jenen aus Stiftung, Wissenschaft und Sport ein. Das Beispiel zeigt, wie Zielgruppenwissen einen verbindlichen Platz in Förderentscheidungen erhalten und deren Qualität, Legitimität und Nähe zur Lebenswirklichkeit junger Menschen stärken kann.
• Die Heidehof Stiftung fördert Projekte in den Bereichen Bildung, Umwelt, Soziales, Inklusion und Demokratie. Sie hat 2024 einen Beirat eingerichtet, der aus Vertreter:innen der geförderten Projekte besteht. Der Beirat berät über die Förderung einzelner Anträge und hat perspektivisch auch ein eigenes Budget zur Verfügung.

Rechtliche Mindestanforderungen / Deutschland

Für das Antragsverfahren gibt es keine zwingenden rechtlichen Anforderungen – nicht einmal, dass es überhaupt einen Antrag geben muss. Allerdings: Ausnahmen bestätigen die Regel; etwa wenn Mittel von anderen Institutionen oder der öffentlichen Hand weitergeleitet werden. Dann ist ein formeller Antragsprozess oft Bedingung.

Da der Stiftungsvorstand die Verantwortung für die Mittelvergabe trägt, muss er in der Lage sein, die satzungsgemäße Verwendung der Stiftungsmittel nachzuweisen. Die Informationsquelle hierfür kann ein Antrag sein, ein Gespräch oder eine anderweitige Recherche. 

Die Grundsätze guter Stiftungspraxis des Bundesverbandes deutscher Stiftungen enthalten eine Reihe (freiwilliger) Qualitätsmerkmale, die einen zeitgemäßen Antragsprozess auszeichnen: 

• Die Stiftungsorgane von fördernden Stiftungen betrachten Fördersuchende als unverzichtbare Partner zur Verwirklichung der Stiftungszwecke (Grundsatz 17).
• [Förderstiftungen] veröffentlichen ihre Bewilligungsbedingungen [Grundsatz 12)
• Anfragen sollten zeitnah beantwortet werden; über den Fortgang der Antragsbearbeitung sollte informiert werden (Grundsatz 17)

Rechtliche Mindestanforderungen / Schweiz 

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Anforderungen an das Antragsverfahren. Soweit die Stiftungsurkunde oder die Stiftungsreglemente keine Vorgaben dazu enthalten, steht es Stiftungen völlig frei, zu entscheiden, wie sie den Gesuchsprozess gestalten.

Hierzu formuliert der Swiss Foundation Code(SFC) eine Reihe von Vorgaben, an denen sich Stiftungen orientieren können:

• „Die Stiftung bemüht sich um einen ungehinderten Kontakt potenzieller Destinatäre zu ihr. Zu bezeichnen sind die zuständigen Kontaktpersonen und die für die Gesuchstellung erforderlichen Formalitäten, Bedingungen und Fristen. Gesuchstellern ist die Bewerbung zu erleichtern, indem sie gut informiert werden bzw. sich selbst informieren können. Dabei wird der Grundsatz der Gleichbehandlung beachtet.“ (SFC, Empfehlung 18)
• Um „unberechenbare“ Entscheide und den „Vorwurf der Willkür“ zu vermeiden, soll der Antragsprozess „nach innen und nach aussen auf der Basis von Förderrichtlinien und mit transparenten und klaren Prozeduren abgesichert sein.“ (SFC, Empfehlung 18)

Rechtliche Mindestanforderungen / Liechtenstein

Für das Antragsverfahren gibt es keine zwingenden rechtlichen Anforderungen.

Gemeinnützige Stiftungen in Liechtenstein haben in der Regel eine Revisionsstelle, die jährlich u. a. prüft, ob das Stiftungsvermögen „seinen Zwecken gemäss verwaltet und verwendet wird”. Der Stiftungsrat muss also in der Lage sein, die zweckentsprechende Mittelverwendung zu dokumentieren. Insofern kann es sinnvoll sein, Anträge so zu gestalten, dass sich aus ihnen bereits die wesentlichen Angaben für die Zweckentsprechung ergeben. 

Sie möchten mehr darüber wissen, wie Stiftungen über Förderungen entscheiden? Dann hören Sie gerne rein in den call “Innovative Verfahren zur Projektauswahl” im Webtalk  #ImpulseStiften vom 22.2.2022 sowie in den Call „Wie wählen Stiftungen Projekte aus?“ vom 18.10.2022

Wenn Sie sich für Förderfonds interessieren, empfehlen wir den call vom 27.4.2021: "Gemeinsame Fördertöpfe – ein Modell über die Krise hinaus?"

Im Call am 14.3.2023 haben verschiedene Stiftungen vorgestellt, auf welchen Wegen sie an ihre Förderprojekte gelangen: Hier ist der Mitschnitt des calls „Wie kommen wir Stiftungen an unsere Förderprojekte?“

Um das Thema Ausschreibungen ging es am 4.3.2025 in dem call „Ausschreibungen gestalten“ 

Am 22.10. 2024 haben verschiedene Stiftungen vorgestellt, auf welchen Wegen sie Rückmeldungen auf ihre Antrags- und Förderprozesse erhalten: „Hinter unserem Rücken: So können Stiftungen unkompliziert anonymes Feedback einholen“ 

Die Frage, wie Stiftungen andere Stakeholder in ihre Förderentscheidungen einbinden können, war mehrfach Thema bei ImpulseStiften: „So gelingt Partizipation in der Stiftungsarbeit“ am 5.12.2023, „Partizipation in der Mittelvergabe: Von den hehren Ideen zur ruckelfreien Umsetzung“ am 14.10.2025

Förderprozesse 

• Das Handbuch "Die Förderstiftung: Strategie - Führung - Management" bietet eine umfassende und systematische Einführung in das Management von Förderstiftungen, insbesondere auch zur Gestaltung der Förderprozesse. 
• Das "Kursbuch Stiftungen" von PHINEO ist und bleibt ein Klassiker zu der Frage, wie Stiftungen ihre Förderprozesse effizient und nachhaltig gestalten können. 

Ausschreibungen 

• Der Leitfaden "Förderwettbewerbe -Ausschreibungen erfolgreich planen und durchführen" erläutert, wie , wann und warum Stiftungen Förderungen öffentlich ausschreiben sollten.
• Was gehört in eine Förderrichtlinie?  (Auszug aus der Einheit "Fördermanagement" im Zertifikatskurs der Deutschen Stiftungsakademie) 
• Im Frühjahr 2026 haben die Initiative #VertrauenMachtWirkung und der Deutsche Fundraising Verband 546 Organisationen befragt, wie sie die Zusammenarbeit mit Stiftungen erleben. Der daraus entstandene „Fördermonitor: Stiftungsförderungen aus Perspektive der Förderpartner“ ist eine Pflichtlektüre für alle Stiftungen, die ihre Förderungen besser an den Bedürfnissen und Kapazitäten ihrer Partner ausrichten wollen.  

Partizipation 

• Die Guerrrilla Foundation hat ihre Projektauswahl im Jahr 2022 auf einen partizipativen Prozess umgestellt und die learings in einem Text zusammengefasst:  Guerrilla Participatory Governance& Collectivised Ressourcing Trial
• Die Handreichung „Partizipation Macht Wirkung. Schritt für Schritt für mehr Beteiligung“ bietet viele hilfreiche Hinweise, Beispiele und Checklisten für Stiftungen, die mehr Demokratie wagen wollen.